Excel活用

部門名が混じったデータをパワークエリで変換する方法【データベース形式にしたい】

パワークエリ使ってますか?

そろそろネタも尽きてきそうですが。。。

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この前勘定〇行から部門別の試算表データ出したけど、使いにくかったです!

酒井たかま
酒井たかま
わかります。
データのセルに部門名とか入ってますもんね。
部門別に集計したりするのにやりにくいですよね。

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どうにかできる?

酒井たかま
酒井たかま
ここではおなじみ、パワークエリを使えば簡単に変換できますよ。

今回扱いたいデータはこんなデータです。

なんで、部門がそんなところに入るかなぁって思いますよね。

では、この変換方法を見ていきましょう。

  1. 部門行とデータ行の違いを見つけること。
  2. 条件列の追加、下へコピー、条件行の削除

部門別データを整形する方法

今回やりたいこと

今回やりたいことは、上のcsvの形式を下のデータベース形式に変換することです。

そしてやることは、追加、コピー、削除、この3つ。

まず部門コードと部門名のみ、追加した列に転記する。

次に部門コード、部門名を追加した列の空白へコピーする(下へコピーを使用)。

最後に部門情報がある行を削除して、完成です。

では具体的に見ていきましょう。

部門行と他のデータ行との違いを見つける

これは部門情報の行と他のデータ行の比較です。ここから、部門情報行の特徴を把握します。

この違いが、次以降の作業を進めるKeyPointになります。

部門コード列と部門名列の追加

「列の追加」タブ「条件列」から進めていきます。

今回の場合だと、部門行一番の特徴は、コード列に「部門」とあるのでこれを使います。

上記の場合、追加列「部門コード」には、「コード」列に、「部門」とあれば「科目名」列を出力する、として部門コードを追加します。

部門名も同じです。

以上でこのようになり、次に進みます。

下へコピーで部門コード列・部門名列をうめる

部門コード列を選択して「変換」タブの「フィル」から下方向へコピーを選択します。

部門名列の処理も同じです。

できるとこんな感じです。次に進みます。

部門情報行の削除

手作業で消してもいいのですが、データ量が多いと大変です。

そこで、消した行だけを自動で選択して行削除したい、何か方法はないかと探しました。

で、使えそうなのはこれ!(どどん!)

エラーの行削除が使えそう!

では、消した行がエラーになるようにすればいいのですが、それをどうするか。

データをよく見ると、「当月発生」列の形式が文字列になっていることが分かります。

そして、これを数値に変えると部門行の部門名は文字列なのでエラーになるんですね。

このような挙動になることを利用して………。

当月発生のデータ形式を数値に変え、部門名をErrorにします。

こんな感じ。

で、最後に行削除の「エラーを削除」を選択して部門情報行を削除して完成です。

すると・・・。

完成!!これで部門別試算表データをデータベース形式に変更することができました。

最後に

いかがだったでしょうか。

最後に今日のポイントをおさらいしておきましょう。

  1. 部門行とデータ行の違いを見つけること。
  2. 条件列の追加、下へコピー、条件行の削除

違いに気づき、追加・コピー・削除する。

この4つのプロセスで今回のデータは料理することができたって記事でした。

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